Cómo usar SimilDoc
Una guía para cualquier persona, sin palabras raras. Si te atoras en algún punto, escríbenos: lo que no se entiende es culpa del manual, no tuya.
Antes de empezar
SimilDoc busca documentos que dicen casi lo mismo y los ordena en carpetas. Sirve cuando tienes varias versiones del mismo archivo y ya no sabes cuál es la buena.
No necesitas cuenta, ni correo, ni conexión a internet. Nada de lo que hagas sale de tu computadora: no hay ningún servidor del otro lado.
Lee PDF, Word (.docx), texto simple (.txt) y Markdown (.md). Lo que no pueda leer te lo dirá por su nombre, no lo ignorará en silencio.
La primera vez que lo abras
Como SimilDoc no está firmado con un certificado de pago, tu sistema te va a avisar una vez que no reconoce al autor. Es normal en programas independientes y no significa que algo ande mal.
- En Windows: si sale «Windows protegió su PC», haz clic en «Más información» y luego en «Ejecutar de todas formas».
- En Mac: descomprime el archivo, arrastra SimilDoc donde quieras tenerlo y ábrelo. Si macOS lo bloquea, ve a Ajustes del Sistema, Privacidad y seguridad, y pulsa «Abrir de todos modos».
Solo pasa la primera vez. Si quieres asegurarte de que el archivo que bajaste es el nuestro, en la página de descarga publicamos su huella digital para compararla.
Paso 1: elige una carpeta
Arrastra la carpeta a la ventana, o haz clic en el centro para buscarla. SimilDoc solo mira la carpeta que le señales.
Si quieres que entre también a las carpetas de adentro, abre «Opciones avanzadas» y marca «Incluir también las subcarpetas». Es útil cuando tienes un año repartido en doce carpetas de meses.
Consejo para la primera vez: empieza con una carpeta chica, de unas decenas de archivos. Así ves cómo trabaja antes de soltarle el archivo entero de tu trabajo.
Paso 2: busca los parecidos
Pulsa «Buscar documentos parecidos». SimilDoc abre cada documento, lee su texto y lo compara contra todos los demás. No mira los nombres ni las fechas: mira lo que dicen por dentro.
Una carpeta de unas decenas de documentos toma segundos. La primera búsqueda del día tarda un poco más porque el programa termina de prepararse. Si la carpeta tiene miles de archivos, tómate un café.
Durante este paso no se modifica ningún archivo. SimilDoc solo está leyendo.
Paso 3: revisa los grupos
Aquí es donde decides tú. Cada grupo es una familia de documentos que SimilDoc considera el mismo documento en distintas versiones, y cada archivo trae su porcentaje de parecido y su fecha de guardado.
- El porcentaje
- Qué tanto se parece ese documento al que más se le acerca del grupo. 100% significa que el texto es idéntico, aunque uno sea Word y el otro PDF.
- La etiqueta CLON
- Ese documento dice exactamente lo mismo que otro. SimilDoc toma como original al más antiguo y marca los demás como copias, para que sepas cuál conservar.
- La tarjeta «Sin grupo»
- Los documentos que no se parecen a ningún otro, y los que no se pudieron leer. No se esconden: también los verás.
- El control de parecido
- Si juntó de más o de menos, muévelo. Hacia la derecha pide documentos casi idénticos y arma menos grupos; hacia la izquierda es más permisivo y arma más. Los grupos se rehacen al instante, sin volver a leer nada.
Hasta aquí no se ha movido un solo archivo. La barra de abajo te lo recuerda.
Paso 4: ordena
Cuando los grupos te convenzan, elige cómo quieres que lo haga y pulsa «Ordenar en carpetas». Tienes dos modos:
- Copiar (recomendado la primera vez)
- Tus archivos originales se quedan exactamente donde están. SimilDoc trabaja sobre copias, así que puedes ver el resultado sin arriesgar nada.
- Mover
- Ordena de verdad: los archivos cambian de sitio y tu carpeta queda limpia. Ojo: si tenías accesos directos a esos archivos, dejarán de funcionar.
Qué encontrarás después
- Una carpeta nueva llamada «SimilDoc - Organizado», dentro de la que elegiste.
- Dentro, una carpeta por familia, con un nombre tomado de los propios archivos.
- Una carpeta «Únicos» con lo que no tiene pareja, y otra «No legibles» con lo que no se pudo leer. Nada queda suelto.
- Cada archivo lleva su fecha de guardado en el nombre, y las copias exactas dicen «(clon)». Tus originales nunca se renombran.
- Un reporte en formato JSON con todo lo que se hizo. Es el que permite deshacerlo después.
Si no te convence: deshacer
Elige esa misma carpeta y aparecerá el botón «Deshacer lo ordenado». Cada archivo vuelve exactamente a donde estaba.
Deshacer respeta las mismas reglas: no sobrescribe nada. Si mientras tanto pusiste otro archivo en el sitio original, ese se queda y SimilDoc te dice cuáles no pudo devolver y por qué.
Si ordenaste en modo Copiar, no hay nada que deshacer: tus originales nunca se movieron. Las copias puedes borrarlas tú cuando quieras; SimilDoc no borra archivos.
Qué pasa con lo que no puede leer
Dos casos terminan en «No legibles», siempre con el motivo escrito:
- Documentos escaneados
- Un PDF que es una foto del papel no tiene texto que leer. SimilDoc todavía no reconoce texto en imágenes; está en la lista de lo que viene.
- Archivos sospechosos o dañados
- Un documento puede estar hecho para ocupar toda la memoria de tu equipo al abrirlo. SimilDoc calcula cuánto ocuparía antes de abrirlo y lo rechaza si se pasa. También omite archivos de más de 100 MB.
Dudas que salen al usarlo
¿Puedo cerrarlo a medias?
Sí. Si cierras mientras analiza, no pasa nada: no había tocado ningún archivo. Si cierras mientras ordena, espera a que termine la operación en curso antes de cerrarse, para no dejar nada a medio camino.
¿Funciona sin internet?
Sí, y es la mejor forma de comprobar lo que prometemos: desconéctate y úsalo. Funciona igual, porque nunca necesitó la red.
¿Y si tengo miles de documentos?
Funciona, pero tarda más y usa más memoria. Si tu carpeta es enorme, conviene ir por partes: primero un año, luego otro.
¿Puedo ordenar una carpeta que ya ordené?
Sí. SimilDoc reconoce lo que ya está organizado y no lo duplica. Cada vez deja su propio reporte, así que siempre puedes volver atrás.
¿Mis documentos en la nube (OneDrive, Dropbox, iCloud)?
Funciona igual, pero al reorganizar una carpeta sincronizada tu servicio va a subir esos cambios, como con cualquier archivo que muevas. Para la primera vez, prueba con Copiar en una carpeta pequeña.
¿Agrupa documentos en otros idiomas?
Sí. Compara el texto tal cual, así que funciona con cualquier idioma que se escriba con letras. Los acentos no estorban: reconoce «declaración» y «declaracion» como la misma palabra.
Si algo sale mal
Cuéntanos qué pasó. Con tres datos basta: qué sistema usas, qué hiciste paso a paso, y qué esperabas que pasara.
No nos mandes tus documentos. No los necesitamos para arreglar un fallo y nunca te los vamos a pedir.
¿Listo para probarlo?
Gratis para uso personal. Sin cuenta, sin correo y, si quieres, sin instalar nada.